In breve
- L’ospite deve sapere soprattutto dove va, dove parcheggia e come entra.
- Ordina le informazioni nella sequenza in cui l’ospite le userà e scrivi in modo concreto.
- Inviale a tappe in base al soggiorno e mantieni un’unica versione aggiornata.
In questo articolo
Un messaggio come “Mi manda per favore l’indirizzo e mi dice dove parcheggiare?” spesso significa che l’ospite cerca solo un’informazione che avrebbe dovuto ricevere in tempo e in un unico posto. Non devi riscrivere ogni risposta da capo. Prepara informazioni brevi e sempre aggiornate e, dopo la prenotazione, invia all’ospite solo le parti che riguardano il suo soggiorno. L’obiettivo non è un lungo manuale, ma eliminare l’incertezza prima del viaggio.
Parti dalle tre domande dell’ospite
Immagina una persona che arriva la sera dopo il viaggio e non conosce il posto. Deve sapere: dove andare esattamente, dove lasciare l’auto e come entrare. Invia l’indirizzo esatto, un punto sulla mappa o un link al navigatore e segnala l’ultima svolta, il segnale debole o una strada sterrata. Descrivi il parcheggio in modo che l’ospite non blocchi i vicini. Per il check-in autonomo spiega dove trova la cassetta delle chiavi o come funziona la serratura.
Non inserire codici di sicurezza e dati di accesso sensibili nella descrizione pubblica. Condividili individualmente tramite il canale concordato, solo quando l’ospite ne ha bisogno; dopo il soggiorno cambia il codice condiviso, se lo usano più ospiti. Se l’ospite arriva tardi, scrivi chi chiamare e cosa fare se il dispositivo d’ingresso resta senza batteria. Il contatto di emergenza deve essere davvero raggiungibile e in grado di arrivare o mandare aiuto.
Crea una panoramica nell’ordine in cui l’ospite la userà
Dedica la prima parte del messaggio alle date e all’arrivo: data, orario da cui è possibile il check-in, indirizzo esatto, parcheggio e accesso. Poi indica un contatto nel caso in cui l’ospite non riesca a entrare. La seconda parte riguarda il soggiorno vero e proprio: Wi‑Fi, riscaldamento, rifiuti, elettrodomestici, regole per gli animali, orari di silenzio e zona fumatori, se rilevante. Nell’ultima parte descrivi la partenza: l’orario e cosa fare con chiavi, stoviglie, riscaldamento e rifiuti. Per ogni regola spiega perché è importante, se non è evidente.
Scrivi le informazioni in modo concreto. Invece di “parcheggia correttamente” scrivi “parcheggia sullo spiazzo in ghiaia a sinistra del cancello; il passo carraio del vicino deve restare libero”. Invece di “d’inverno accendi il riscaldamento” scrivi dove si trova il termostato e quale impostazione si usa di solito. Se l’ospite deve usare la caldaia, allega una guida semplice e il contatto di una persona che può aiutarlo. Se la casa è meno adatta a bambini piccoli o persone con mobilità ridotta, indica in anticipo gli ostacoli concreti, così l’ospite potrà decidere per tempo.
Quando inviare i messaggi
Dopo la conferma della prenotazione invia un ringraziamento, le informazioni di base e quando arriveranno i dettagli. Qualche giorno prima dell’arrivo invia percorso, parcheggio e istruzioni per l’arrivo. Il giorno della partenza può bastare un breve promemoria dell’orario importante e del contatto. Adatta il ritmo alla piattaforma con cui l’ospite ha prenotato e ai messaggi che ha già ricevuto. Non ripetere informazioni inutilmente e non promettere che un messaggio arriverà in automatico, se lo invii a mano.
Modelli di messaggi da copiare
Completa i dati tra parentesi quadre e invia il messaggio all’ospite. Invia i codici di accesso solo all’ospite interessato.
1 Dopo la conferma della prenotazione
Buongiorno [nome], grazie per aver prenotato presso [nome della struttura] dal [data di arrivo] al [data di partenza]. Le date sono confermate. Ti invieremo le istruzioni dettagliate per arrivo, parcheggio e accesso [numero] giorni prima dell’arrivo. Il check-in è dalle [ora], il check-out entro le [ora]. Se nel frattempo hai bisogno di qualcosa, scrivici o chiama il [telefono]. A presto [firma]
2 Qualche giorno prima dell’arrivo
Buongiorno [nome], tra pochi giorni ci vediamo. Ecco tutto il necessario per il viaggio e l’arrivo: Indirizzo: [indirizzo] Navigatore: [link alla mappa] Ultimo tratto: [ad es. dopo la chiesa a sinistra, gli ultimi 300 m sono sterrati] Parcheggio: [dove esattamente; cosa deve restare libero] Arrivo: dalle [ora] Accesso: [dove trovi le chiavi o come funziona la serratura] Wi‑Fi: [nome della rete] / [password] Se qualcosa non funziona, chiama il [telefono]; siamo disponibili fino alle [ora]. Buon viaggio [firma]
3 Il giorno della partenza
Buongiorno [nome], grazie per il soggiorno da noi. Ti ricordiamo solo il check-out entro le [ora]: – chiavi, per favore, [dove] – rifiuti [dove / come differenziarli] – riscaldamento [come impostarlo] Se hai un momento, ci farebbe piacere una recensione sincera. Aiuta noi e i prossimi ospiti. Buon rientro a casa [firma]
Mantieni un’unica versione aggiornata
Crea un documento di riferimento con i dati aggiornati e prepara i messaggi a partire da quello. Dopo aver cambiato serratura, posto auto o Wi‑Fi, aggiorna subito il modello, non dopo il prossimo reclamo. Una volta a stagione ripercorri di persona il tragitto e le istruzioni. Chiedi a qualcuno che non conosce la casa di provare a entrare seguendole. Se comunichi con gli ospiti in più lingue, fai controllare le istruzioni importanti da una persona che conosce la lingua; la traduzione automatica può confondere i nomi degli apparecchi o le istruzioni di sicurezza. Riserva anche una frase per un’eccezione operativa, come una strada chiusa o la riparazione dell’ascensore, e aggiornala solo per le date interessate.
Checklist per l’arrivo
Le voci spuntate vengono ricordate solo dal tuo browser.
Se gli ospiti hanno bisogno di informazioni simili già prima di prenotare, aggiungile all’offerta e al sito. BKNGWEB offre contenuti del sito modificabili e un modulo di prenotazione proprio. Le istruzioni per l’arrivo vanno comunque mantenute aggiornate, ed è importante sapere come arrivano agli ospiti. Per saperne di più su come una descrizione chiara aiuta gli ospiti a decidere, leggi l’articolo Come ottenere le prime prenotazioni. Se la struttura è all’estero e la consegna delle chiavi è affidata a un gestore locale, consulta anche la checklist per la gestione di un appartamento all’estero. Per un sito con testi e foto tuoi e un modulo di prenotazione diretta, dai un’occhiata a BKNGWEB.