Kurz gesagt
- Gäste müssen vor allem wissen, wohin sie fahren, wo sie parken und wie sie hineinkommen.
- Ordnen Sie die Informationen in der Reihenfolge, in der Gäste sie brauchen, und schreiben Sie konkret.
- Schicken Sie sie schrittweise passend zum Aufenthalt und pflegen Sie eine aktuelle Fassung.
Inhalt
Eine Nachricht wie „Können Sie mir bitte die Adresse schicken und sagen, wo ich parken kann?“ bedeutet oft, dass der Gast nur eine Angabe sucht, die er rechtzeitig und an einem Ort hätte bekommen sollen. Sie müssen nicht jede Antwort neu schreiben. Bereiten Sie kurze, stets aktuelle Informationen vor und schicken Sie nach der Buchung nur die Teile, die den jeweiligen Aufenthalt betreffen. Ziel ist kein langes Handbuch, sondern Sicherheit vor der Reise.
Beginnen Sie mit den drei Fragen des Gastes
Stellen Sie sich jemanden vor, der abends nach der Fahrt an einem unbekannten Ort ankommt. Er muss wissen: wohin genau er fährt, wo er das Auto abstellt und wie er hineinkommt. Schicken Sie die genaue Adresse, einen Kartenpunkt oder einen Navigationslink und weisen Sie auf die letzte Abzweigung, schlechten Empfang oder einen unbefestigten Weg hin. Beschreiben Sie das Parken so, dass Gäste die Nachbarn nicht blockieren. Bei selbstständigem Check-in erklären Sie, wo der Schlüsselkasten ist oder wie das Schloss funktioniert.
Sicherheitscodes und sensible Zugangsdaten gehören nicht in die öffentliche Beschreibung. Teilen Sie sie individuell über den vereinbarten Kanal, und zwar erst, wenn der Gast sie braucht; ändern Sie einen gemeinsam genutzten Code nach dem Aufenthalt, wenn ihn mehrere Gäste verwenden. Reist ein Gast spät an, schreiben Sie, wen er anrufen soll und was zu tun ist, wenn das Zugangsgerät keinen Strom mehr hat. Der Notfallkontakt muss wirklich erreichbar sein und kommen oder Hilfe schicken können.
Erstellen Sie eine Übersicht in der Reihenfolge, in der der Gast sie braucht
Widmen Sie den ersten Teil der Nachricht dem Termin und der Anreise: Datum, ab wann der Check-in möglich ist, genaue Adresse, Parken und Zugang. Nennen Sie dann einen Kontakt für den Fall, dass der Gast nicht hineinkommt. Der zweite Teil betrifft den Aufenthalt selbst: WLAN, Heizung, Müll, Geräte, Regeln für Haustiere, Nachtruhe und einen Platz zum Rauchen, falls relevant. Im letzten Teil beschreiben Sie die Abreise: Uhrzeit und was mit Schlüsseln, Geschirr, Heizung und Müll zu tun ist. Erklären Sie bei jeder Regel, warum sie wichtig ist, wenn das nicht offensichtlich ist.
Schreiben Sie konkret. Statt „richtig parken“ schreiben Sie „parken Sie auf der Kiesfläche links vom Tor; die Einfahrt des Nachbarn muss frei bleiben“. Statt „im Winter heizen“ schreiben Sie, wo das Thermostat ist und welche Einstellung üblich ist. Muss der Gast den Heizkessel bedienen, legen Sie eine einfache Anleitung und den Kontakt einer Person bei, die helfen kann. Ist das Haus für kleine Kinder oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität weniger geeignet, nennen Sie die konkreten Hindernisse vorab, damit Gäste rechtzeitig entscheiden können.
Wann Sie Nachrichten schicken
Schicken Sie nach der Buchungsbestätigung einen Dank, die Grundinformationen und den Zeitpunkt, wann die Details folgen. Einige Tage vor der Anreise senden Sie Route, Parken und Anreisehinweise. Am Abreisetag kann eine kurze Erinnerung an die wichtige Uhrzeit und den Kontakt genügen. Passen Sie den Rhythmus an die Plattform an, über die der Gast gebucht hat, und an die Nachrichten, die er schon bekommen hat. Wiederholen Sie Informationen nicht unnötig und versprechen Sie nicht, dass eine Nachricht automatisch ankommt, wenn Sie sie von Hand schicken.
Nachrichtenvorlagen zum Kopieren
Ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und senden Sie die Nachricht an Ihren Gast. Zugangscodes nur an den jeweiligen Gast senden.
1 Nach der Buchungsbestätigung
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Buchung in [Name der Unterkunft] vom [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]. Ihr Termin ist bestätigt. Ausführliche Hinweise zu Anreise, Parken und Zugang schicken wir Ihnen [Anzahl] Tage vor Ihrer Ankunft. Check-in ist ab [Uhrzeit], Check-out bis [Uhrzeit]. Wenn Sie in der Zwischenzeit etwas brauchen, schreiben Sie uns oder rufen Sie an: [Telefon]. Wir freuen uns auf Sie [Unterschrift]
2 Einige Tage vor der Anreise
Guten Tag [Name], in wenigen Tagen ist es so weit. Hier finden Sie alles für Ihre Anreise: Adresse: [Adresse] Navigation: [Kartenlink] Letztes Stück: [z. B. nach der Kirche links, die letzten 300 m sind unbefestigt] Parken: [wo genau; was frei bleiben muss] Anreise: ab [Uhrzeit] Zugang: [wo die Schlüssel liegen oder wie das Schloss funktioniert] WLAN: [Netzwerkname] / [Passwort] Falls etwas nicht klappt, rufen Sie [Telefon] an; wir sind bis [Uhrzeit] erreichbar. Gute Fahrt [Unterschrift]
3 Am Abreisetag
Guten Tag [Name], vielen Dank, dass Sie bei uns waren. Nur zur Erinnerung: Check-out ist bis [Uhrzeit]. – Schlüssel bitte [wohin] – Müll [wohin / wie trennen] – Heizung [wie einstellen] Wenn Sie einen Moment Zeit haben, freuen wir uns über eine ehrliche Bewertung. Sie hilft uns und künftigen Gästen. Gute Heimreise [Unterschrift]
Pflegen Sie eine aktuelle Fassung
Legen Sie ein Quelldokument mit den aktuellen Angaben an und bereiten Sie Ihre Nachrichten daraus vor. Nach einem Wechsel des Schlosses, des Parkplatzes oder des WLANs passen Sie die Vorlage sofort an, nicht erst nach der nächsten Beschwerde. Gehen Sie einmal pro Saison Route und Hinweise persönlich durch. Lassen Sie jemanden, der das Haus nicht kennt, danach hineinfinden. Kommunizieren Sie mit Gästen in mehreren Sprachen, lassen Sie wichtige Hinweise von jemandem prüfen, der die Sprache beherrscht; eine automatische Übersetzung kann Gerätebezeichnungen oder Sicherheitshinweise verwechseln. Reservieren Sie außerdem einen Satz für betriebliche Ausnahmen, etwa eine gesperrte Straße oder eine Aufzugsreparatur, und aktualisieren Sie ihn nur für die betroffenen Termine.
Checkliste für die Anreise
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